Cómo automatizar los procesos de una pequeña empresa: 6 tareas que dejan de hacerse a mano

En casi todas las pymes hay alguien que dedica horas cada semana a pasar datos de un sitio a otro, rellenar plantillas o revisar a fin de mes lo que se apuntó en papel. No es un problema de tecnología: es tiempo que no se le cobra a nadie y errores que acaban costando dinero.

Estas son seis tareas que ya hemos automatizado y que están funcionando hoy, no ideas de pizarra.

Qué tareas se pueden automatizar

Una tarea es buena candidata si cumple tres cosas: se repite, sigue reglas claras y hoy la hace una persona copiando o calculando. Si cada vez hay que decidir algo distinto, se puede ayudar, pero no automatizar del todo.

1. Facturas: numeración, IVA e IRPF

Un número de factura repetido, un IVA mal puesto o un IRPF olvidado son errores típicos de facturar a mano. En nuestro propio facturador, la numeración es correlativa y automática, el IVA y el IRPF se calculan solos y la factura sale en PDF lista para enviar. Lo usamos cada mes para facturar nuestro trabajo.

2. Presupuestos en PDF

Si cada presupuesto se hace copiando el anterior en un Word, tarde o temprano sale uno con el nombre de otro cliente. Una herramienta que genera el presupuesto en PDF a partir de los datos que rellenas evita eso y lo deja listo en un minuto.

3. Registro de jornada y turnos

El registro horario es obligatorio y hay que llevarlo cada día. Con HorasProApp, nuestro producto de control horario, cada empleado ficha desde el móvil y el informe sale solo. Lleva un año en producción y lo usan más de cinco empresas. Si tienes dudas sobre la obligación, lo contamos en registro horario obligatorio.

4. Reservas y señales

Una libreta de reservas funciona hasta que llega la temporada alta: mesas duplicadas, dudas sobre quién pagó la señal, ningún historial. Para un beach club con restaurante hicimos un sistema donde se reserva sobre el plano real del local y cada señal queda registrada. Lo detallamos en cómo crear un sistema de reservas online.

5. Cobros con tarjeta

Que el cliente pague desde tu propia herramienta, sin enviarle un número de cuenta y esperar la transferencia. Integramos Stripe, PayPal y Redsys. Las diferencias entre ellas están en Redsys, Stripe o PayPal.

6. Captación de contactos

Para una radio comarcal montamos un sistema de sorteos en el que los datos de cada participante entran solos en la lista de contactos. Nadie transcribe nada y la lista crece con cada sorteo.

Antes y después

Tarea	A mano	Automatizada
Facturar	Copiar la última factura, cambiar datos, calcular impuestos	Rellenas cliente e importe; el resto sale solo
Fichaje	Hoja de papel o Excel que se pica a fin de mes	Cada empleado ficha en el móvil; el informe está siempre al día
Reservas	Libreta y memoria	Plano del local, historial del cliente y señal registrada
Contactos	Pasar a mano los datos de un formulario	Entran solos en tu lista

Cómo empezar sin liarse

1. Apunta durante una semana qué tareas repetís y cuánto tiempo os lleva cada una.
2. Elige la que más horas come, no la más vistosa.
3. Mira si tu programa actual ya lo hace. A veces la función existe y nadie la usa.
4. Si no lo hace, construye solo esa pieza y conéctala con lo que ya tienes. No hace falta cambiar todo el sistema.

Una herramienta pequeña que resuelve un solo cuello de botella es la forma más barata de empezar. Con nosotros, automatizar un proceso cuesta desde 700 € de puesta en marcha y 89 € al mes, que cubren el alojamiento, el soporte y que siga funcionando, sin permanencia. Si lo que necesitas es una herramienta completa con pantallas y usuarios, eso va por software a medida.

Si nos cuentas qué tarea quieres quitarte de encima, te decimos si tiene sentido automatizarla y cuánto costaría. Todo el servicio está en automatización de procesos.