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Registro horario obligatorio: qué exige hoy la ley y cómo cumplirlo sin papeles
Actualizada el 6 min de lectura
En corto
Desde mayo de 2019 toda empresa con personas contratadas tiene que registrar cada día la hora de entrada y de salida de cada una, guardar esos registros cuatro años y enseñarlos si los pide la plantilla o la Inspección. El registro digital obligatorio sigue en tramitación: a principios de noviembre de 2026 no está publicado en el BOE.
Si tienes a alguien contratado, tienes que llevar un registro de su jornada. No es nuevo ni depende del tamaño de la empresa: es una obligación del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, que introdujo el Real Decreto-ley 8/2019 y que se aplica desde el 12 de mayo de 2019.
Lo que sí ha cambiado es el ruido alrededor. Llevamos meses oyendo que “en 2026 el fichaje será digital y obligatorio”, y conviene separar lo que ya es ley de lo que todavía es un borrador.
Qué tiene que tener el registro
La ley pide poco, pero lo pide todos los días:
- La hora concreta de inicio y de fin de la jornada de cada persona trabajadora. No vale “de 9 a 17” escrito una vez: es un registro diario.
- Que sea fiable. Un Excel que rellena el encargado a fin de mes con el horario teórico no demuestra nada si hay una inspección.
- Que se guarde cuatro años.
- Que esté disponible para las propias personas trabajadoras, para sus representantes legales y para la Inspección de Trabajo.
Cómo se organiza (en papel, con una app, con un lector de tarjetas) lo decide el convenio colectivo, un acuerdo de empresa o, si no hay ninguno, la propia empresa después de consultar a la representación de los trabajadores.
A quién afecta
A todas las empresas que tengan personas contratadas por cuenta ajena, sean dos o doscientas. Incluye jornadas completas y parciales. Quien trabaja solo como autónomo, sin nadie a su cargo, no tiene que registrar su propia jornada.
Qué pasa si no lo llevas
No llevar el registro, o llevarlo mal, es una infracción grave según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social. Las infracciones graves se multan con entre 751 y 7.500 euros.
La multa no es el único problema. Si un trabajador reclama horas extra y la empresa no tiene registro, lo que dice el trabajador pesa mucho más, porque no hay nada que lo contradiga.
El registro digital obligatorio: en qué punto está
El Ministerio de Trabajo tramita un real decreto que obligaría a que el registro sea digital, accesible a distancia por la Inspección y sin posibilidad de modificarlo sin dejar rastro. Es lo que muchas webs anuncian como “obligatorio desde 2026”.
A principios de noviembre de 2026, ese real decreto no se ha publicado en el BOE. No hay fecha de entrada en vigor y los borradores han ido cambiando. Mientras no se publique, lo que manda es el artículo 34.9 de siempre: un registro diario, fiable y conservado cuatro años, en el formato que sea.
Dicho esto, si hoy firmáis a mano, pasar a digital tiene sentido aunque la ley todavía no lo exija:
- El papel se pierde, se rellena a posteriori y es difícil de defender.
- Un sistema digital deja constancia de cuándo se fichó y de cualquier cambio.
- Los informes mensuales salen solos en lugar de pasar el Excel a mano.
- Cuando se publique la norma no tendrás que cambiar nada a toda prisa.
Qué opciones tienes
Papel o Excel. Siguen siendo legales hoy si recogen la hora real de cada día y se conservan. Son baratos y dan problemas en cuanto hay una reclamación o una inspección.
Una aplicación de control horario. Es lo que usa la mayoría de las pymes que ya han dado el paso: la plantilla ficha desde el móvil o el ordenador y la empresa saca los informes cuando los necesita. Nosotros tenemos una, HorasProApp: lleva un año en producción, la usan más de cinco empresas y los planes empiezan en 14 € al mes. Hace fichaje desde web y móvil, turnos e informes automáticos.
Algo hecho a medida. Tiene sentido cuando el control horario tiene que hablar con otra cosa que ya usas (las nóminas, un sistema de turnos raro, el programa de gestión) y ninguna aplicación estándar encaja. Es el tipo de encargo que hacemos en software a medida.
Lo que haríamos en tu lugar
- Si no llevas registro, empieza hoy, aunque sea en papel. La obligación es de 2019, no de 2026.
- Si lo llevas en papel o Excel, pasa a una aplicación ahora y con calma, no el mes en que salga el real decreto.
- Elige una herramienta que te deje exportar los datos. Los vas a necesitar cuatro años.
Esta guía resume la norma para orientarte; no sustituye el consejo de tu gestoría o de un laboralista para tu caso concreto.